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Was sind administrative Aufgaben/Tätigkeiten im Beruf? – Aufklärung & Beispiele

Was sind administrative Aufgaben

Im Gegensatz zu operativen Tätigkeiten, die der Ausführung des hauptsächlichen Geschäftszwecks dienen, handelt es sich bei administrativen Tätigkeiten um unterstützende Arbeiten, die den Geschäftsbetrieb ermöglichen und aufrechterhalten sollen. Hierzu gehören zusammengefasst allgemeine Verwaltungstätigkeiten, theoretische Forschungen (je nach Branche) und das Personalwesen. Man spricht hierbei auch von den Arbeiten im „Backoffice“. Je nach Branche und Art des Betriebs können operative und administrative Tätigkeiten sehr unterschiedlich gestaltet sein.

Beispiel: Ein Versicherungsbetrieb

In einem Versicherungsunternehmen gehören zu den operativen Tätigkeiten unter anderem der Verkauf von Verischerungsprodukten (Vertrieb), die Verwaltung der Verträge sowie die Gestaltung von Marketingmaßnahmen. Demnach können also auch Verwaltungsarbeiten zu den operativen Tätigkeiten gehören, wenn sie der Abwicklung der eigentlichen Geschäftstätigkeit dienen.

Zu den administrativen Tätigkeiten in einer Versicherung gehören beispielsweise die Arbeiten in der Personalabteilung (Lohnauszahlungen, Führen von Personalakten, Reisekostenabrechnungen), buchhalterische Tätigkeiten sowie Abstimmungen mit dem Versicherungsaufsichtsamt (BaFin).

Administrative Tätigkeiten im Detail

Poststelle

Trotz der zunehmenden Digitalisierung herrscht in Poststellen weiterhin reges Treiben, auch wenn die Briefe selbst die Empfänger kaum noch erreichen. Sie werden eingescannt und den zuständigen Mitarbeitern als optische Dokumente am Bildschirmarbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Da die Tätigkeiten in der Poststelle eines Unternehmens in der Regel nicht direkt zur eigentlichen Geschäftstätigkeit gehören, zählen sie zu den administrativen Arbeiten.

Buchhaltung

Die Aufgabe der Buchhaltung besteht als Schwerpunkt in der Kontrolle des Zahlungsverkehrs. Im Detail gehören dazu unter anderem Tätigkeiten wie die Prüfung von Rechnungseingängen und -ausgängen, Dokumentation von Geschäftsvorfällen, Kontenprüfung und -klärung, manuelle Verbuchungen sowie die Kommunikation mit Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern.

Personalsachbearbeitung

Hierbei geht es um alle Verwaltungstätigkeiten bezogen auf die Mitarbeiter des Unternehmens, wie beispielsweise die Betreuung und Verwaltung von Bewerbungsvorgängen, Führen von Personalakten, Erstellen von Arbeitszeugnissen sowie die Verlängerung von Arbeitsverhältnissen.

Mahnwesen

Das Mahnwesen umfasst im Allgemeinen die Prüfung von Geldeingängen, die Versendung von Mahnschreiben sowie die Einleitung von gerichtlichen Schritten.

Assistenz der Geschäftsführung

Zu diesen entlastenden Tätigkeien gehören unter anderem die Organisation der Terminkalender von Führungskräften, die Prüfung und Verteilung der (ggf. elektronischen) Post sowie die Vorbereitung von Terminen und Geschäftsvorfällen.

Management

Auch die Führungsaufgaben des Managements gehören zu den administrativen Aufgaben, wie beispielsweise die Planung und Koordination der Arbeiten, Definition von Zielen sowie Mitarbeiterbewertungen. In der Betriebswirtschaftslehre werden diese Aufgaben auch als dispositiver Faktor zusammengefasst.

Abgrenzung zu strategischen Aufgabenfeldern

Die strategischen Tätigkeiten eines Unternehmens beschäftigen sich mit der langfristigen Ausrichtung der Geschäftstätigkeit. Die Mitarbeiter der strategischen Planung beobachten die Chancen und Risiken des Umfelds, hierzu gehören Marktbedingungen, Wettbewerber und rechtliche Änderungen. Sie leiten aus den Ergebnissen allgemeine Regeln für den weiteren Geschäftsbetrieb ab. Diese Vorgaben betreffen insbesondere den operativen Bereich, können sich aber indirekt auch auf die administrativen Tätigkeiten auswirken.

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