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Referenznummer in der Bewerbung – das sollte man unbedingt wissen

Referenznummer in der Bewerbung - das sollte man unbedingt wissen

Grundsätzlich kann der Bewerbungsprozess verwirrend sein. Jedes Unternehmen wünscht spezielle Informationen über die Bewerber und gestaltet seinen Bewerbungsablauf individuell. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass sich Interessenten die Wünsche genau durchlesen und sich daran halten. Das gilt auch für die Angabe der Referenznummern auf der Bewerbung. Diese ist für die Unternehmen bedeutsam, da sie den Prozess insgesamt vereinfachen.

Warum es Referenznummern im Bewerbungsprozess gibt

In vielen Stellenausschreibungen wird auf die Angabe einer Referenznummer verwiesen. In diesem Fall ist es wichtig, dass sie beim Einsenden einer Bewerbung auch angegeben wird. Sie erleichtert dem Unternehmen die Zuordnung der Bewerbung an den richtigen Ansprechpartner. In großen Unternehmen gibt es beispielsweise mehrere Personaler, die für die Einstellungsentscheidungen in jeweils unterschiedlichen Gebieten zuständig sind. Damit die Bewerbung schnellstmöglich bearbeitet werden kann, erleichtert die Angabe der Nummer die Zustellung an den Sachbearbeiter. Für den Bewerber hat es den Vorteil, dass er schneller mit einer Antwort bzw. Einladung zu einem Vorstellungstermin rechnen darf.

Auch bei Rückfragen zum Bewerbungsprozess oder beim Nachreichen von benötigten Unterlagen kann die Angabe der Referenznummer die Zustellung an den Ansprechpartner erleichtern. Für den Personalverantwortlichen erleichtern die Nummern die Verwaltung der Bewerbungen und die Kommunikation mit den Bewerbern. Üblicherweise kümmern sich die Personaler um mehr als eine Stellenausschreibung. Stellen wir uns nun eine Personalvermittlungsagentur vor. Diese hat kaum eine andere Chance, als die Referenznummern zu verwenden, um einen Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.

Wie sollten Bewerber mit der Angabe der Referenznummer umgehen?

Bewerber sollten in den Anzeigen immer nach einer solchen Nummer suchen. Wenn sie eine finden, sollten sie diese notieren. Beim Erstellen der Bewerbung bietet sich die fettgedruckte Betreffzeile an, um die Nummer anzugeben. So könnte diese lauten „Bewerbung als Verkäufer in Vollzeit / Referenznummer: XXX555XXX“. Die Verwendung beim Anschreiben in der Zeile reicht vollkommen aus. Wenn die Unterlagen per Mail bzw. allgemein online versendet werden, dann gehört die Referenznummer ebenfalls in die Betreffzeile oder den Titel.

Sollten Unterlagen nachgereicht werden, so ist auf diesen oder in der Mail wieder die Nummer zu vermerken, auf die sich die Sendung bezieht. Auch bei telefonischen Nachfragen oder Terminbestätigungen kann nach dieser Kennzahl gefragt werden. So wird also deutlich, dass die Referenz ebenso wichtig ist, wie der Name des Ansprechpartners. Übrigens verwenden Unternehmen die Referenznummern auch gerne, weil die Personalsachbearbeiter sich im Krankheitsfall dann auch unkompliziert vertreten und die Korrespondenz übernehmen können.

Fazit

Eine Referenznummer in der Bewerbung erfüllt den Zweck der besseren Zuordnung an den richtigen Ansprechpartner. Bewerber, die ihre Bewerbung schnell und zuverlässig bearbeitet wissen wollen, geben diese an. Die Nummer gehört beim Anschreiben in die Betreffzeile und bei Mails oder Kontaktformularen in den Titel. Für die Bewerber bietet die Referenz den Vorteil, dass sie sich bei Rückfragen oder dem Nachreichen von Unterlagen unkompliziert mit dem Personalsachbearbeiter in Verbindung setzen können. Die Mitarbeiter in dem Unternehmen können die Zeugnisse oder Nachweise besser der richtigen Bewerbung zuordnen. Auch Antworten auf Nachfragen oder das Vereinbaren von Vorstellungsterminen ist mit Angabe der Referenznummer leichter möglich. Bewerber sollten beim Lesen der Stellenausschreibungen also nicht nur nach dem Namen des zuständigen Ansprechpartners suchen, sondern auch nach einer Nummer, die das Unternehmen angegeben haben möchte.

Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am: 19. Januar 2022 von Anatoli Bauer

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