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Im Auftrag unterschreiben – Bedeutung & Wissenswertes

Im Auftrag unterschreiben - Bedeutung & Wissenswertes

Wenn Sie Dokumente im Auftrag unterschreiben, dann führen Sie eine Korrespondenz im Namen einer anderen Person aus. Diese Vorgehensweise ist in vielen Betrieben üblich und es ist klar geregelt, welche Mitarbeiter über die Vollmacht, Briefe im Auftrag zu unterschreiben, verfügen. Was Sie dabei beachten müssen und welche Bedeutung es hat, wenn Sie mit Ihrem Namen unterzeichnen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Warum ist es wichtig Briefe, die im Auftrag unterschrieben wurden, richtig zu kennzeichnen?

Wer einen Brief für jemand anderen unterzeichnet und vergisst die Abkürzung i. A. (im Auftrag) hinzuzufügen, der kann für den Inhalt des Schreibens verantwortlich gemacht werden. Mit der Abkürzung i.A. machen Sie deutlich, dass Sie nicht für den Inhalt des Briefes verantwortlich sind, sondern den Auftrag lediglich ausgeführt haben. Die Vollmacht wird meistens nicht schriftlich erteilt, sondern in der jeweiligen Situation, mündlich an die Mitarbeiter weitergegeben.

Im Auftrag unterzeichnen – verschiedene Abkürzungen und ihre Bedeutung

Es ist wichtig, dass Sie die richtige Abkürzung wählen, wenn Sie die Korrespondenz im Auftrag unterzeichnen. Es gibt einige Abkürzungen, die Sie beim täglichen Schriftverkehr im Betrieb anwenden können.

i.V. in Vertretung heißt Sie vertreten eine Person mit ihren Rechten und Pflichten

Die Abkürzung i.V. bedeutet, dass Sie in Vertretung unterschreiben. Wenn Sie den Unterzeichner vertreten, geht der Empfänger davon aus, dass Sie die selbe Position einnehmen und Vertretungsvollmacht haben. Dementsprechend wird Ihnen auch eine Entscheidungsvollmacht zugesprochen, deswegen sollten Sie dieses Kürzel nur anwenden, wenn Sie eine andere Person tatsächlich vertreten. Wer mit i.V. unterschreiben darf, der hat in der Regel eine schriftliche Vollmacht vorliegen.

gez. (gezeichnet) Abkürzung ist heute nicht mehr üblich

Wenn Sie mit gez. (gezeichnet) unterschreiben, hat dies keinen rechtlichen Einfluss. Diese Abkürzung wird heute kaum mehr verwendet, weil sich daraus kein Sinn ergibt.

ppa. Prokura – mehr als eine Vollmacht für die Korrespondenz

Wer eine Prokura Vollmacht erhält, der verfügt über eine handelsrechtliche Vollmacht und darf alle Rechtsgeschäfte für das Unternehmen durchführen. Diese Vollmacht muss im Handelsregister registriert sein und wird immer schriftlich ausgehändigt. Als Prokurist stehen Sie in der Haftung gegenüber dem Betrieb, aber auch gegenüber den betrieblichen Geschäftspartnern.

c.f. (Coactus feci) drückt aus, dass die Unterschrift nicht freiwillig erfolgt

Mit der Abkürzung c.f. geben Sie zum Ausdruck, dass Sie ein Dokument nicht aus freien Stücken unterzeichnet haben. C.f. sagt aus „ich wurde gezwungen“ und Sie signalisieren damit, ihre ausweglose Situation.

f.d.R. wird heute nicht mehr angewendet

Sie werden heute kaum noch einen Brief in der Hand halten, der mit der Abkürzung f.d.R. unterzeichnet ist. Die Abkürzung bedeutet „für die Richtigkeit„. Damit geben Sie zum Ausdruck, dass Sie zwar für die Richtigkeit des Inhalts unterzeichnen, geben aber gleichzeitig bekannt, dass Sie keinen rechtlichen Einfluss auf den Inhalt ausüben können und, dass Sie keine Vollmacht für die Unterschrift besitzen. Ihre Unterschrift mit der Abkürzung f.d.R. ist belanglos, weil sie keine Rechtsgrundlage bezeichnet. Briefe und Rechnungen, die mit f.d.R. unterzeichnet werden, sind rechtlich unwirksam.

Fazit: Achten Sie darauf, mit welcher Abkürzung Sie unterschreiben und stellen Sie Ihre Position klar

Der Leser des Briefes kann durch die Abkürzung neben der Ihrer Unterschrift klar erkennen, in welcher Rechtsposition Sie sich im Unternehmen befinden und welche Vollmachten Sie besitzen. Das ist für den Empfänger von großer Bedeutung, denn nur wenn ein Brief eine rechtskonforme Unterschrift trägt, wird dieser mit der Zustellung rechtswirksam.

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